Cosa fa
Ufficio Protocollo
Il Protocollo Informatico, gestione e conservazione documentale si occupa della gestione dei flussi documentali in entrata e in uscita e della loro conservazione archivistica informatica; il tutto nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e delle politiche di sicurezza.
All'interno di ogni ambito di gestione documentale, l'ufficio svolge una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità ed effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte ed innovative, che complessivamente consentono all'Ente una e-government (amministrazione digitale) efficace ed efficiente di ogni accadimento che coinvolge la vita del documento.
Ufficio Notifiche
Ricezione e presa in carico: L'ufficio riceve quotidianamente un alto numero di atti amministrativi da notificare, provenienti da vari uffici comunali e da altri enti esterni. Questi atti possono includere:
Sanzioni per violazioni del Codice della Strada o regolamenti comunali
Avvisi di pagamento per tasse, imposte o servizi comunali
Ordinanze di demolizione o sospensione di lavori edilizi
Provvedimenti relativi a procedimenti amministrativi avviati nei confronti di cittadini o imprese
Notifica degli atti: L'ufficio si occupa di notificare gli atti ai destinatari, utilizzando diverse modalità previste dalla legge e dai regolamenti:
Notifica a mano: L'atto viene consegnato direttamente al destinatario o a un familiare convivente. Tale modalità viene utilizzata per gli atti più importanti o urgenti.
Notifica per posta: L'atto viene spedito al destinatario tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo metodo è utilizzato per la maggior parte delle notifiche.
Notifica via PEC: L'atto viene inviato all'indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) del destinatario, se questi ne possiede uno.
Pubblicazione sull'albo pretorio online: Se il destinatario è sconosciuto o non reperibile, l'atto viene pubblicato per 15 giorni consecutivi sull'albo pretorio online del Comune.
Redazione e conservazione delle relazioni di notifica: Per ogni atto notificato, l'ufficio redige una relazione di notifica che documenta l'avvenuta consegna dell'atto al destinatario. La relazione riporta la data, il luogo, il metodo di notifica e le generalità della persona che ha ricevuto l'atto. Le relazioni di notifica vengono conservate dall'ufficio per un periodo di tempo stabilito dalla legge.